INFORMATIVA AI CLIENTI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DELLO STUDIO DE GIORGI e ASSOCIATI
AI SENSI DEL REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 GDPR
SOMMARIO
Il regolamento UE per la protezione dei dati personali n. 679/16 ha la finalità di garantire che il trattamento dei suoi dati personali si svolga nel rispetto dei diritti delle libertà fondamentali e della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.
L’attività professionale dei commercialisti è finalizzata a salvaguardare gli interessi dei clienti. Prima di accettare un incarico è necessario fare delle verifiche, sia sul cliente (incompatibilità) sia sulla materia che deve essere tra quelle trattate dai professionisti dello Studio. Ciò rende necessaria la ricezione di dati personali. Lo Studio non ha l’obbligo di accettare un incarico, ma una volta assunto vanno osservati diversi obblighi di legge.
Lo Studio osserva tutte le norme di protezione dei dati dei clienti, dei loro diritti e comunica la seguente informativa privacy.
1. Titolare del trattamento dei dati personali e contitolarità.
Titolare del trattamento è lo Studio De Giorgi e Associati, con sede legale in Milano, via Emilio Motta 10, 20144, codice fiscale e P.IVA 09327590965 nella persona dei propri legali rappresentanti. – e-mail: mail@dgtax.it – tel: +39 02 433 551 – fax: +39 02 498 5440.
Per incarichi individuali trattati con propria partita IVA, il Titolare del trattamento è ciascuno singolarmente dei dottori commercialisti Giorgio De Giorgi, Flavio Mastrapasqua o Alberto De Giorgi.
Per certe categorie di dati è prevista la contitolarità tra lo Studio De Giorgi e Associati, ed i singoli partner Giorgio De Giorgi, Flavio Mastrapasqua e Alberto De Giorgi. La contitolarità è regolata da accordo scritto tra contitolari.
Nel presente documento si fa riferimento allo “Studio” sia per indicare ciascun titolare che per indicare i contitolari.
2. Necessità del trattamento di alcune categorie di dati personali
Per poter fornire consulenza e assistenza fiscale, tributaria, societaria e legale è necessario ricevere i dati personali identificativi di ciascun cliente e di eventuali controparti.
Lo Studio ha il dovere di controllare l’identità dei clienti prima di accettare un incarico e poterlo svolgere.
La raccolta dei dati personali dei clienti è necessaria per escludere eventuali incompatibilità (esempio: se il nuovo cliente è controparte di un cliente dello Studio o di un commercialista dello Studio l’incarico non può essere assunto) e, nei casi previsti dalla legge, per l’adeguata verifica della clientela secondo la legge antiriciclaggio.
Per lo svolgimento dei propri incarichi lo Studio riceve dati personali dei clienti di vario genere, ad esempio, per le detrazioni fiscali, fondi pensione, interessi mutuo prima casa, spese veterinarie, asilo nido dei figli, stato civile, contratti di locazione con altri privati ecc., anche di natura sensibile (ad es. spese mediche per detrazioni fiscali, disabilità per agevolazioni fiscali, adesione o elargizioni ad associazioni sindacali o che rivelino convizioni religiose, filosofiche, politiche o sull’orientamento sessuale).
3. Finalità del trattamento dei dati personali
A. La finalità del trattamento dei dati personali del cliente è quella della corretta e completa esecuzione dell’incarico professionale ricevuto, in ambito di consulenza e assistenza fiscale, commerciale, societaria e/o legale, anche giudiziale (ad es. contenzioso tributario, consulenza tecnica di parte in cause civili e penali, arbitrati, procedure concorsuali, custodia giudiziaria), nonché adempiere agli obblighi precontrattuali.
B. Una volta accettato l’incarico, i dati dei clienti vengono trattati anche per adempiere ad obblighi di legge come i futuri controlli di incompatibilità, la tenuta del registro della clientela secondo la normativa antiriciclaggio, l’addebito delle competenze e delle spese inerenti l’incarico, la fatturazione, la tenuta della contabilità e gli adempimenti fiscali.
C. I dati relativi ai casi trattati sono utilizzati anche a fini di incremento del know-how professionale e formazione dei professionisti, miglioramento dell’organizzazione dello Studio e del suo sistema informatico, redazione di articoli nel rispetto del segreto professionale.
Altre finalità sono la trasmissione di offerte di prestazioni professionali aggiuntive rispetto all’incarico conferito, comunicazioni promozionali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi. Invio di newsletter. Invito a seminari ed eventi.
Invio via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici e/o altri strumenti di diffusione di informazioni, di comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio, business partner).
4. Base giuridica del trattamento dei dati personali
La base giuridica dei trattamenti è costituita da:
- esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato;
- rapporto contrattuale tra il titolare del trattamento e il cliente;
- adempimento di obblighi legali cui è sottoposto il titolare;
- salvaguardia di interessi vitali del cliente;
- interessi legittimi del titolare, quali la salvaguardia dei propri diritti (ad es. recupero dei crediti), miglioramento del know-how dei professionisti e delle prestazioni professionali dello Studio, formazione dei praticanti, trattamento dati degli addetti dei clienti, redazione di articoli, miglioramento dell’organizzazione dello Studio e del suo sistema informatico, trasmissione di offerte di prestazioni aggiuntive rispetto all’incarico, invio di newsletter, inviti a seminari ed eventi organizzati dallo Studio o al quale aderiscono professionisti dello Studio, purché non prevalgano gli interessi e i diritti del cliente secondo una valutazione di bilanciamento eseguita prima di ogni trattamento e fermo restando il diritto di opposizione del cliente per determinati trattamenti basati sull’interesse legittimo del Titolare;
- in occasione del trattamento dei dati per le finalità sopra illustrate lo Studio potrà venire a conoscenza di categorie particolari di dati personali e trattarli nella misura necessaria per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici dell’interessato previsti dalla legge in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale, protezione sociale, oppure se necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto, che sia in sede giudiziale, amministrativa o stragiudiziale;
- in via residuale può essere richiesto il consenso per determinati trattamenti con finalità marketing o per l’eventuale trattamento di dati sensibili non rientranti nel paragrafo precedente.
5. Comunicazione di dati personali a terzi
I dati personali del cliente vengono comunicati dal titolare del trattamento ai professionisti dello Studio e suoi dipendenti e collaboratori, sia per i controlli di eventuali incompatibilità, sia per la tenuta del registro della clientela che per la collaborazione interna finalizzata alle prestazioni professionali da svolgere nell’interesse del cliente. Tutti i professionisti e collaboratori dello Studio sono vincolati da obbligo di segretezza assunto in forma scritta e senza limiti di tempo.
Stante il segreto professionale, il titolare del trattamento non rilascia informazioni sui dati personali dei clienti a terzi estranei, se non nei seguenti casi (i) che sia concordato espressamente con il cliente, (ii) che nell’ambito dell’incarico assunto sia necessario per far valere e difendere i diritti del cliente, (iii) per l’adempimento a obblighi di legge, ordine dell’Autorità giudiziaria o amministrativa, o (iv) incarico a prestatore d’opera intellettuale, prestatore d’opera o appaltatore di servizi che eseguano attività per conto del titolare del trattamento nell’ambito della sua attività professionale (ad es. altri commercialisti, revisori, avvocati, consulenti tecnici, traduttori, fornitori di servizi informatici).
Secondo l’incarico ricevuto, i dati personali del cliente vengono inoltre comunicati all’Agenzia delle Entrate, alle Commissioni tributarie, Autorità Giudiziaria, arbitri, mediatori, conciliatori, pubbliche amministrazioni, controparti, patrocinatori di controparti, collaboratori esterni, soggetti operanti nel settore tributario, giudiziario e, in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati cui la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento delle finalità indicate nel punto 3 lettere A e B.
Non è intenzione del titolare trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, salvo che ciò avvenga su espressa richiesta e consenso informato del cliente o comunque nel rispetto degli Art. 43-49 GDPR.
6. Durata del trattamento dei dati
I dati personali dei clienti vengono conservati per tutta la durata dell’incarico e per dieci anni dopo l’archiviazione della pratica, o anche per un periodo più lungo, se ciò è richiesto dalla natura dell’incarico (ad es. il deposito fiduciario di documenti).
La durata è richiesta sia dal termine di prescrizione decennale per la responsabilità professionale, sia dall’art. 2220 c.c. per quanto riguarda le scritture contabili.
7. Modalità del trattamento dei dati
I dati personali del cliente sono raccolti presso l’interessato (comunicati dal cliente) e possono anche essere ottenuti da altre fonti, sia private sia accessibili al pubblico, per la finalità della corretta e completa esecuzione dell’incarico professionale ricevuto dal titolare.
Il trattamento può essere svolto con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, salvaguardando la protezione dei dati da intrusioni, accessi non autorizzati, alterazione e perdita dei dati.
Il trattamento è svolto dallo Studio tramite i professionisti e/o dagli incaricati del trattamento e/o dal responsabile esterno del trattamento e/o suoi incaricati, nel rispetto della normativa vigente.
I dati sono conservati in server situati in Lombardia e comunque all’interno dell’Unione Europea. Gli archivi cartacei sono situati in Lombardia in locali chiusi a chiave.
Il Titolare ha adottato le necessarie misure tecniche e organizzative di protezione dei dati per garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali ed in particolare per impedire accessi non autorizzati, alterazione, diffusione, perdita, distruzione.
8. Diritti del cliente
Utilizzo: il cliente ha il diritto di ottenere informazioni complete dal titolare su come vengono utilizzati i suoi dati personali e a chi vengono comunicati.
Accesso: il cliente ha il diritto di ottenere gratuitamente informazioni dal titolare del trattamento riguardo ad ogni trattamento di dati personali che lo riguardi.
Correzione e integrazione: su richiesta del cliente saranno immediatamente corretti eventuali dati personali errati oppure non più attuali ed integrati con dati corretti e aggiornati.
Limitazione: su richiesta del cliente il titolare provvederà alla limitazione del trattamento consistente nel blocco dei trattamenti per il periodo necessario agli accertamenti richiesti dal cliente.
Portabilità: su richiesta del cliente, ad esempio in caso di incarico conferito dal cliente ad altro studio o commercialista, il Titolare dovrà consegnare i dati personali disponibili su formato elettronico di uso comune onde consentirne la migrazione su altri supporti.
Cancellazione: le richieste di cancellazione di dati da parte del cliente saranno considerate nei limiti del consentito (per es. cancellando dati non necessari o alla scadenza del periodo di conservazione), tenendo conto degli obblighi di legge relativi alla conservazione dei dati.
Il cliente ha il diritto di opporsi a trattamenti che non siano strettamente necessari allo svolgimento dell’incarico, all’invio di offerte, newsletter e inviti a seminari ed eventi.
In ogni caso qualsiasi richiesta pervenuta al Titolare sarà presa in considerazione previa verifica dell’identità dell’avente diritto.
9. Esercizio dei diritti del cliente e Reclami
Il cliente può esercitare i propri diritti in qualsiasi momento rivolgendosi al titolare senza formalità né pagamento di alcun costo aggiuntivo.
Le richieste saranno soddisfatte nel più breve tempo possibile e comunque entro un mese, salvo oggettive difficoltà riguardo alle quali sarà data comunicazione scritta entro il suddetto termine.
In caso di insoddisfazione sulle modalità di trattamento e reclami il cliente potrà scrivere al titolare indirizzando la a gdpr@dgtax.it fermo restando il suo diritto a rivolgersi all’Autorità preposta in materia di protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it o all’autorità del diverso paese europeo in cui abita o lavora.
Qualora non fosse più interessato alle comunicazioni informative di STUDIO DE GIORGI e ASSOCIATI e volesse cancellare la sua iscrizione al servizio, potrà rispondendo a qualunque e-mail inviata avente ad oggetto comunicazioni informative od inviando una e-mail all’indirizzo: gdpr@dgtax.it.
10. Altre informazioni sul trattamento dei dati
Il cliente che a sua volta è un titolare del trattamento di dati personali di propri dipendenti, clienti, fornitori o altri interessati e li comunica o ne consente l’accesso allo Studio deve avere informato gli interessati riguardo a tale eventualità.
I commercialisti non trasmettono l’informativa a controparti e terzi coinvolti nell’incarico professionale assunto, in quanto vincolati al segreto professionale.
Ciascun titolare e i contitolari hanno adottato una privacy policy comune dello Studio.
La privacy policy dello Studio potrà subire modifiche in futuro. Le nuove edizioni dell’informativa porteranno in calce la data della loro diffusione o pubblicazione.
Per qualsiasi ulteriore informazione e chiarimento il cliente potrà rivolgersi al titolare delegato ai contatti con gli interessati anche dagli altri contitolari:
Studio De Giorgi e Associati att. Dr. Alberto De Giorgi gdpr@dgtax.it Via Emilio Motta 10, 20144 Milano, tel. +39 02433551, sito internet www.dgtax.it